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This booklet is designed to present information about two
Acts of Parliament, both proclaimed in 1983, which are of
importance to members of the Canadian public: the Access
to Information Act and the Privacy Act. More specifically,
the booklet:
• describes some key points about the two Acts;
• informs the public about what the Acts mean to them; and
• answers some questions about how the Acts may be used.

TWO SEPARATE ACTS
The two Acts are separate pieces of legislation. Because they
concern information held by federal government institutions,
they are both described within this single booklet.
Kits of material required to apply for access to information
under both Acts are distributed to more than 7,000 locations
across Canada, including: public libraries (or municipal offices
or post offices in areas without public libraries); university
and college libraries; Indian band offices and Native Friendship
Centres; federal and provincial penal institutions; National
Defence bases; nursing stations in remote areas of Canada;
External Affairs posts around the world; and in federal
libraries and offices that are open to the public.

The Access to Information Act and the Privacy Act came
into effect in July 1983. The Access to Information Act
establishes the right of Canadian citizens and permanent
residents of Canada to have access to information contained
in federal government records. The Privacy Act gives Canadian
citizens, permanent residents of Canada, and inmates of federal
penitentiaries access to information about themselves, and
specifies the uses to which personal information can be put.
It expands on the rights provided under Part IV of the
Canadian Human Rights Act.

THE ACCESS TO INFORMATION
AND PRIVACY (ATIP) NETWORK
Within the federal government there is an Access to Information
and Privacy (ATIP) network to administer the Access to
Information Act and the Privacy Act. The most important
participants in this system are the federal departments,
agencies and Crown corporations subject to the legislation.

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The head of each of these government institutions has
appointed a co-ordinator (some have appointed one
co-ordinator for each Act). Each co-ordinator ensures that
the institution’s responsibilities for the Acts are met, including
responsibilities for: receiving and processing requests for
information under the Acts; making decisions to give or refuse
access; informing applicants of all decisions; maintaining
reading rooms in which the public may view manuals and
other materials; and collecting the fees required under the
Access to Information Act.

A listing of those government institutions subject to the
Access to Information Act, along with the address of the
institutional co-ordinator, is available in the Access Register.
A similar list for the Privacy Act is included in the Index of
Personal Information.

Government institutions are supported in administering the
Acts by the Treasury Board Secretariat and the Department
of Justice. The Treasury Board Secretariat is responsible for
ATIP across the federal government, including the preparation
and administration of policy guidelines, and publishing
and distributing the Access Register and Index of Personal
Information. The Secretariat also provides general information
about both Acts to the public. The Department of Justice
supports the Treasury Board Secretariat by interpreting legal
aspects of the Acts as required by particular departments,
agencies or Crown corporations.
An essential part of the ATIP program is the review of
institutional procedures and decisions independent from
government. This review involves two ombudsman-like
Commissioners who investigate formal complaints made by
the public. More detail as to the types of review that the
Office of the Information Commissioner and the Office of
the Privacy Commissioner carry out is provided below within
the description of each Act.
The Federal Court of Canada is the court to which appeals
may be made under both Acts. Individuals who feel that
complaints made to either the Information Commissioner or
the Privacy Commissioner were not handled completely or
properly may appeal cases to the Federal Court.

What is the Access to Information Act?
It is the law that gives Canadians the right to have access to
federal government records, in accordance with the following
principles: that information should be made available to the
public; that any exceptions to this right of access should be
(ignited and specific; and that government decisions relating
to disclosure of government information should be reviewed
independently of the government.

What Does the Act Mean to Me?
If you are a Canadian citizen, or a permanent resident of
Canada within the meaning of the Immigration Act, 1976,
you may request access to information under the Act.

You can have access to most information held by federal
government institutions. The government has developed an
Access Register, which lists and describes information held
by institutions covered by the Access to Information Act.
In some instances, government institutions may refuse to
provide records because they are either excluded or exempt
from the Act. The Act specifies a number of exemptions
which are intended to protect some information, the release
of which could cause harm or be contrary to the law.
An institution must tell you why you are being refused
access. You may appeal this decision to the Information
Commissioner, and, if you are still not satisfied, to the
Federal Court of Canada.
Information excluded from the Act is that which is:

• already available to the public in some other way
(e.g. published and available for loan or purchase
through libraries or bookstores); or
• directly connected with the Cabinet process such as
Cabinet papers or records of decisions.

In addition, the Act only applies to records under the control
of federal government institutions. If you are interested in
obtaining information from other levels of government you
should contact the appropriate provincial or municipal
government to obtain it.

When Should I Use the Act?
You should use the Act for gaining access to information when
you are sure that it is not information of a personal nature
you want, as this information must be requested through
the Privacy Act.

Government institutions may give you access to information
held in their files without a formal request through the
Access to Information Act. You may wish to make an informal
request by writing to or telephoning the appropriate
government institution.

How Do I Use the Act?
Once you have determined that the Access to Information Act
is the tool you need, the process is straightforward. Complete
and submit to the appropriate government institution an
application form or a signed letter which states that you are
requesting information under the Access to Information Act.

Making an application is not a difficult process. If you
need help do not hesitate to contact the co-ordinator of the
institution you believe holds the records you are interested in.
The forms, along with copies of the Access Register, are
located in public libraries, post offices and other institutions
across Canada and abroad. The Access Register explains how
to locate which information you want to see, and how to
request access to information.

You must also submit a fee of $5 with your application, made
payable to the Receiver General for Canada. The fee provides
you with up to five hours of time for search and preparation
in the processing of your application. You will be notified in
advance if any additional expenses and costs may be incurred
to process your request.

Help Several sources are available to help you use the
Access to Information Act:
• The Access Register, available in over 7,000 locations in
Canada and abroad, provides details on what information
is available, and how to gain access to it.
• The Access Co-ordinator in each government institution
can help you decide if you need to use the Act, and how
to make a request for access to information.
• The Treasury Board Secretariat can help you with
information about the Act. The Secretariat can also
explain generally how the Act is administered, and how
to exercise your rights under it. A full address and phone
number are found under “Need More Information?”, in
this booklet.

Time You can expect to be contacted within 30 days of the
institution receiving your request. Normally within this time
period, you will receive all or most of the requested records
which can be released. In some cases, an extension of this

30-day period will be required. You will be notified within
30 days if such an extension is required. You may complain
to the Information Commissioner if you believe that you
have not been given all the records to which you are entitled
or that the institution is taking too long to comply with your
request.

Cost In addition to the fee of $5 which must be submitted
with your application, you may be asked to pay for:
• time in excess of five hours spent searching for and
preparing for release records pertaining to your request;
• any reproduction of records; and
• computer and programming time when electronic data
are involved.
If the costs are considerable, you will be notified before
they are incurred. You may be asked to make a deposit.
In some cases, fees may be waived or reduced. If you believe
the fees being charged are excessive you may complain to the
Information Commissioner to investigate the validity of these
costs on your behalf.

Reading rooms Each government institution subject to
the Act provides facilities where members of the public may
inspect manuals used by public servants in administering or
carrying out government programs and activities. Information
about these facilities is provided within each institutional
chapter in the Access Register. By making manuals available,
government institutions are opening to public scrutiny their
internal decision-making operations.

Information Commissioner
The Office of the Information Commissioner is responsible
for investigating formal complaints from members of the public
concerning such issues as: denial of access to information;
fees charged for access; the time taken by institutions to
respond to requests; refusal to give access in the official
language requested; the nature of the Access Register, and
other matters relating to requesting or obtaining access
to records.

What is the Privacy Act?
The Privacy Act is the law that:
• gives you access to and entitles you to request corrections
to personal information about you that is held by the
federal government;
• protects personal information about you by strictly
controlling its use, disclosure, retention and disposal
through a privacy code which regulates how the federal
government will treat personal information; r
• gives you knowledge about the collection and use of
information about you through public declarations as to
why personal information is being collected and for
what purpose it is being used; and
• provides a complaint mechanism for you when you
believe that personal information is being improperly
withheld from you, or that it is being improperly
collected, used, disclosed or retained.

Who Can Use the Act?
• Canadian citizens;
• permanent residents within the meaning of the
Immigration Act, 1976; and
• inmates in a Canadian penitentiary (regardless of
citizenship).

What Does the Privacy Act Mean to Me?
To carry out its programs, the federal government collects a
variety of personal information from you through a host of
programs. Some well-known examples are the Census, the
Unemployment Insurance Program, veterans allowances,
and various granting programs.

A more comprehensive listing of personal information held
by the government is included in the Index of Personal
Information.
The two sections that follow describe the two major functions
of the Privacy Act: access to personal information; and
protection of personal information.

Access to Personal Information
When Should I Use the Act?
The Privacy Act is the formal tool available to gain access to
personal information held by the government. You should
use the Act for gaining access to personal information when
you are sure that it is personal information you want.
The Act is intended to provide you with access to
information held about you alone.
Government institutions may let you see a good deal of
information held about you without a formal request under
the Privacy Act. You may wish to make an informal request
by writing to or telephoning the appropriate government
institution.

How Do I Gain Access to the Information?
Once you have determined that the Privacy Act is the tool
you need to get access to the information you want, you
should complete and submit to the appropriate government
institution a Personal Information Request Form. These
request forms are located in information kits distributed to
public libraries, post offices, and other institutions across
Canada and abroad.
Copies of the Index of Personal Information are also included
in the information kits. The Index explains how to complete
the form, and what identification information should be used.

What If I Want to Change Something?
If you obtain access to personal information, and believe that
the information about you is incorrect, you can:
• Request that the information be corrected. Even if the
institution refuses to make the change, it must make a
notation of the change you requested, and attach it to
the appropriate information.
• Require that the institution inform anyone who has used
this information during the last two years that a correction
was made, or requested but not made.

Protection of Personal Information
How Does the Act Protect Personal
Information About Me?
The Act sets out the rules and conditions governing the
collection, retention and disposal of personal information.
It also provides a use and disclosure code for the protection
of this information. This code stipulates the criteria under
which information can be disclosed, including for what
purposes and to whom it may be disclosed.*

How Can the Government Use
Personal Information?
Generally, the information may be used only for the purpose
for which it was collected, or for a use consistent with that
purpose. You must be informed of these purposes at the time
the information is collected from you. Specific uses to which
information can be put are described in the Index of Personal
Information.

Help If you need help using the Privacy Act or understanding
the privacy protection rights it gives you, there are several
sources available:
• The Index of Personal Information, available in over
7,000 locations in Canada and abroad, provides
information on what information is available and
how to gain access to it.
• The Privacy Co-ordinator in each government institution
can help you decide if you need to use the Act, and how
to make a request.
• The Treasury Board Secretariat can help you with
information about the Act, and can also explain generally
how the Act is administered, and how to exercise your
rights under it. A full address and telephone number are
found under “Need More Information?’’ in this booklet.

* Personal information about a person may not be disclosed to
any other party without that person’s consent, except under specific
circumstances authorized by and described fully in the Privacy Act.
A summary list appears in the introductory pages of the Index of
Personal Information.

Time Under the law, you should be contacted about your
request within 30 days of the institution receiving it. Normally
within this time period you will receive all or most of the
requested records which can be released. In some cases, an
extension of this 30-day period may be required. You will be
notified within 30 days if such an extension is required.
You may complain to the Privacy Commissioner if you
believe information has been improperly withheld from you,
nr if you believe the institution took too long in responding
to your request.

Cost There are no fees or charges for the processing of
requests made under the Privacy Act.

Privacy Commissioner
The Office of the Privacy Commissioner is responsible
for investigating complaints from members of the public
concerning: denial of access to personal information;
the collection, use, disclosure and disposal of personal
information; Personal Information Banks classified as
exempt from the Privacy Act; and the Index of Personal
Information.

Need Mere Iniornetiene

Communications Division
Treasury Board of Canada
9th Floor, L’Esplanade Laurier
East Tower — 140 O’Connor Street
Ottawa, Ontario
K1A0R5
Telephone957 2400
Telephone. (613) 957-2400

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Conseil du Trésor
du Canada

Treasury Board
of Canada

Accès à l'information
et Protection des
renseignements personnels

Conseil du Trésor
du Canada

Treasury Board
of Canada

Accès à information
et Protection des______
renseignements personnel

Ce livret porte sur deux lois d’importance pour les
Canadiens : la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur
la protection des renseignements personnels. Vous y trouverez
des informations de base sur ces lois, toutes deux promulguées
en 1983, ainsi que sur la marche à suivre pour obtenir la
communication des renseignements que vous désirez.

DEUX LOIS DISTINCTES
Les deux lois sont tout à fait distinctes. Si vous en trouvez
la description dans un même livret, c’est parce qu’elles vous
donnent toutes deux accès à des renseignements détenus par
le gouvernement fédéral.

De façon à faciliter la demande d’accès à l’information en
vertu des deux lois, on a distribué des trousses d’information
dans plus de 7 000 endroits à travers le Canada. Ces endroits
comprennent : les bibliothèques publiques (ou en leur
absence, les bureaux de poste ou les hôtels de ville), les
bibliothèques collégiales et universitaires, les bureaux des
Conseils de bandes et les centres d’accueil autochtones, les
établissements pénitentiaires des gouvernements fédéral et
provinciaux, les bases des Forces canadiennes, les postes
infirmiers dans les aires éloignées du Canada, les missions
du ministère des Affaires extérieures et les bibliothèques et
bureaux fédéraux ouverts au public.

La Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection
des renseignements personnels sont entrées en vigueur le
1" juillet 1983.
La Loi sur l’accès à l’information vous donne le droit
formel, si vous êtes citoyen canadien ou résidant permanent
du Canada, d’avoir accès aux renseignements contenus dans
les documents du gouvernement fédéral.
En vertu de la Loi sur la protection des renseignements
personnels, tout citoyen canadien, tout résidant permanent
et tout détenu d’un pénitencier fédéral ont le droit formel
d’avoir accès aux renseignements les concernant. De plus,
la loi précise les diverses utilisations possibles de ces
renseignements. Fondée sur la Partie IV de la Loi canadienne
sur les droits de la personne, elle en étend le champ
d’application.

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LE RÉSEAU
Le réseau d’accès à l’information et de protection des
renseignements personnels (AIPRP) facilite l’application
des deux lois. Ce réseau comprend les sociétés d’État, les
ministères et les organismes assujettis à ces lois. Le ministre
ou responsable nomme un coordonnateur (certains nomment
un coordonnateur pour chaque loi), qui voit à l’application
des deux lois. La réception et le traitement des demandes de
communication de renseignements, la décision de donner ou
de refuser la communication, la notification de ces décisions
aux personnes ayant présenté une demande, la mise à la
disposition du public d’une salle de consultation des
documents, et, dans le cas de la Loi sur l’accès à l’informa­
tion, la collecte des frais de traitement des demandes font
partie des responsabilités lui incombant.
Vous trouverez dans le Registre d’accès une liste des
organismes assujettis à la Loi sur l’accès à l’information
ainsi que l’adresse de leur coordonnateur, et, dans le
Répertoire des renseignements personnels, une liste similaire
concernant la Loi sur la protection des renseignements
personnels.
Le Secrétariat du Conseil du Trésor et le ministère de la
Justice fournissent des services de soutien aux autres ministères
pour la mise en application des deux lois. Le Secrétariat
assure la gestion du réseau de l’AIPRP dans l’ensemble du
gouvernement. Cette tâche comprend la préparation et
l’application de lignes directrices ainsi que la publication et
la diffusion du Registre d’accès et du Répertoire des
renseignements personnels. De plus, le Secrétariat fournit
au public des renseignements généraux sur les deux lois.
Appuyant le Secrétariat, le ministère de la Justice interprète
les aspects légaux des lois en réponse aux demandes des
ministères, organismes ou sociétés d’État.

L’examen, indépendant du gouvernement, des procédures
instituées et des décisions prises en vertu des deux lois
constitue un élément majeur du réseau de l’AIPRP. Deux
commissaires effectuent cet examen en enquêtant sur les
plaintes reçues du public. Vous trouverez plus de détails
sur la nature des enquêtes tenues par le Commissariat à
l’information et le Commissariat à la protection de la vie
privée dans les parties suivantes de ce livret.

Si vous n’êtes pas satisfait de la décision d’un Commissaire,
les lois vous permettent de faire appel à la Cour fédérale
du Canada.

Description
La Loi sur l’accès à l’information donne aux Canadiens le
droit de consulter les documents du gouvernement fédéral,
sauf en des circonstances précises et limitées. De plus, la loi
a prévu un examen, indépendant du gouvernement, des
décisions concernant la communication de renseignements.

Application
Tout citoyen canadien ou tout résidant permanent au sens
de la Loi sur l’immigration de 1976 peut avoir accès à
l’information en vertu de la loi.
Pour vous faciliter l’accès aux documents que vous désirez
consulter, la loi a prévu la publication du Registre d’accès.
Vous y trouverez une liste et une description des divers
éléments d’information conservés par les organismes assujettis
à la loi.
Le gouvernement fédéral et les organismes qui en relèvent
peuvent vous refuser l’accès à certains documents s’il s’agit
d’exclusions ou d’exceptions. En effet, ils n’ont pas le droit
de divulguer des renseignements risquant de causer un tort
réel ou d’aller à l’encontre de la loi. Vous avez le droit de
savoir pourquoi on refuse de vous communiquer certains
documents; vous pouvez porter plainte auprès du Commissaire
à l’information et, si vous n’êtes pas satisfait de sa décision,
faire appel à la Cour fédérale du Canada.
Sont exclus du champ d’application de la loi: les renseignements
déjà mis à la disposition du public (p. ex.: dans les
publications et les documents que l’on peut emprunter
ou acheter dans les bibliothèques et les librairies) et la
documentation directement reliée au fonctionnement du
Cabinet, comme ses documents et les comptes rendus de
ses délibérations ou de ses décisions.

Enfin, sont aussi exclus les documents ne relevant pas du
gouvernement fédéral, mais d’administrations provinciales
ou municipales. Il vous faut dans ce cas vous adresser
directement à ces administrations.

Usage
Vous pouvez avoir recours à la loi pour obtenir certains
renseignements si vous êtes certain que les renseignements
désirés ne sont pas personnels. Dans ce dernier cas, il vous
faut faire appel à la Loi sur la protection des renseignements
personnels.

Dans plusieurs cas, vous pouvez obtenir ces renseignements
par une demande non officielle tel qu’un appel téléphoni­
que, une lettre ou une visite.

Formalités d’accès
Si vous devez recourir à la loi, remplissez et présentez au
ministère ou à l’organisme approprié un formulaire de
demande d’accès à l’information ou une lettre signée,
indiquant clairement que vous demandez des renseignements
en vertu de la Loi sur l’accès à l’information.
Si vous avez besoin d’aide, n’hésitez pas à communiquer
avec le coordonnateur de l’accès à l’information de
l’organisme ou du ministère pertinent. Vous trouverez les
formulaires et le Registre d’accès dans les bibliothèques
publiques, les bureaux de poste et diverses institutions au
Canada et à l’étranger. Le Registre vous aidera à trouver les
documents que vous voulez consulter et à présenter votre
demande.

Besoin d’aide Vous pouvez recourir aux sources
d’information suivantes:
• disponibles dans quelque 7 000 endroits au Canada et à
l’étranger, le Registre d’accès vous aide à déterminer
les renseignements que vous cherchez et à présenter une
demande;
• le coordonnateur de l’accès à l’information de chaque
ministère ou organisme peut vous aider à décider si
vous devez avoir recours à la loi et vous assurer l’accès
aux documents que vous désirez obtenir;
• enfin, le Secrétariat du Conseil du Trésor peut aussi
vous renseigner sur la loi, vous en expliquer la mise en
application d’une façon générale et comment exercer
vos droits conformément à cette loi. Vous trouverez
l’adresse et le numéro de téléphone du Secrétariat dans
ce livret.
Délai Le gouvernement fédéral doit répondre à votre
demande dans un délai de trente jours. Si la demande est
complexe ou concerne un grand nombre de documents, il se
peut qu’on prolonge le délai, mais on doit vous en informer
dans les trente jours suivant la réception de votre demande.
Vous avez le droit de déposer une plainte auprès du
Commissaire à l’information si vous jugez que l’on vous
refuse injustement la communication de certains documents
ou que le délai est trop long.

Frais Vous devez joindre à votre demande un montant
de 5 $, payable par mandat-poste ou par chèque rédigé à
l’ordre du Receveur général du Canada. Ce montant vous
donne droit aux cinq premières heures de recherches.
S’il faut plus de cinq heures pour traiter votre demande et
s’il y a des frais de photocopie et de traitement par
ordinateur, vous pourrez avoir à verser un montant
supplémentaire.
Si votre demande risque d’entraîner des frais élevés, vous en
serez avisé à l’avance et vous pourrez être tenu de verser un
acompte. Dans certains cas, les frais peuvent être réduits ou
vous pouvez en être dispensé. Si vous considérez comme
excessif le montant réclamé, la loi vous permet de porter
plainte auprès du Commissaire à l’information qui fera
enquête en votre nom.

Salles de consultation Tout ministère ou organisme
assujetti à la loi doit aménager une aire de consultation
des manuels dont se servent les fonctionnaires pour les
programmes et les activités du gouvernement, pour rendre
public son processus interne de décision. Vous trouverez des
renseignements sur ces installations dans le Registre d’accès.

Commissaire à l’information
Le Commissaire à l’information a la responsabilité de faire
enquête sur les plaintes qu’on lui présente. Ces plaintes
portent sur des questions telles que:
• le refus de communiquer des renseignements;
• des frais considérés comme excessifs;
• les délais de communication;
• le refus de communiquer les renseignements dans la
langue officielle précisée;
• la nature du Registre d’accès; et
• toute autre question relative à la demande ou à
l’obtention de documents.

Description
• La Loi sur la protection des renseignements personnels
vous donne accès aux renseignements vous concernant
détenus par le gouvernement fédéral.
• De plus, la loi protège votre vie privée en établissant les
conditions de collecte, de conservation et d’élimination
des renseignements personnels dont elle régit l’utilisation
et la communication.
• En vertu de la loi vous devez savoir pourquoi des
renseignements personnels vous sont demandés et de
quelle manière ils seront utilisés.
• En outre, vous pouvez porter plainte si vous croyez
que l’on vous refuse injustement l’accès à des
renseignements vous concernant ou que la collecte,
l’utilisation, la divulgation ou la disposition de ces
renseignements ne sont pas conformes à la loi.

Application
Tout citoyen canadien, tout résidant permanent du Canada
en vertu de la Loi sur l’immigration de 1976 et tout détenu
d’un pénitencier fédéral peuvent avoir recours à la loi.
Dans le cadre de ses programmes et de ses activités, le
gouvernement recueille une grande diversité de renseignements
à votre sujet. Certains systèmes, comme ceux du recensement,
des allocations familiales, des allocations d’anciens
combattants et divers programmes de subventions, sont
bien connus.
Vous trouverez plus de détails sur les renseignements
personnels détenus par le gouvernement dans le Répertoire
sur la protection des renseignements personnels.

Les deux fonctions principales de la Loi sur la protection des
renseignements personnels, soit l’accès à des renseignements
personnels et la protection des renseignements personnels,
sont l’objet des paragraphes qui suivent:

Accès à des renseignements
personnels

Usage
La loi est un instrument vous permettant d’obtenir des
renseignements à votre sujet. Vous pouvez y avoir recours
si les renseignements que vous cherchez sont personnels.
Si vous désirez obtenir des renseignements de nature non
personnelle contenus dans les documents des ministères et
organismes fédéraux, vous aurez recours à la Loi sur l’accès
à l’information.
Dans plusieurs cas, vous pouvez obtenir les renseignements
qui vous concernent au moyen d’une demande non officielle:
un appel téléphonique, une lettre ou une visite suffira et
vous pourrez consulter les documents sans avoir recours à
la loi.

Formalités d’accès
Si vous devez recourir à la loi, remplissez un formulaire
de demande d’accès à des renseignements personnels et
présentez-le à l’institution appropriée. Vous trouverez ces
formulaires dans les trousses d’information distribuées dans
les bibliothèques publiques, les bureaux de poste et d’autres
institutions au Canada et à l’étranger. Ces trousses contiennent
aussi le Répertoire des renseignements personnels, qui vous
explique comment remplir le formulaire.

Modifications à apporter
Si vous estimez que certains renseignements à votre sujet sont
inexacts, vous pouvez demander à ce qu’ils soient corrigés;
en cas de refus, l’institution est tenue d’annexer au document
en question une note expliquant les corrections que vous
souhaitiez voir apporter. Vous pouvez aussi exiger que
quiconque a déjà pris connaissance de ces renseignements
au cours des deux dernières années soit avisé qu’une
correction a été apportée ou du moins demandée.

Protection des renseignements
personnels
Rôle de la loi
La Loi sur la protection des renseignements personnels
établit les conditions de collecte, de conservation et
d’élimination des renseignements personnels de même
qu’elle en régit l’utilisation et la communication*.

Utilisation des renseignements
Sauf en vertu de conditions particulières, le gouvernement
ne peut utiliser ces renseignements que pour les fins auxquelles
ils ont été recueillis ou pour un usage compatible avec
ces fins, à moins que vous ne consentiez à ce qu’il en soit
autrement. Les descriptions des fichiers de renseignements
personnels figurant dans le Répertoire indiquent les fins
auxquelles ces renseignements sont destinés.

Besoin d’aide Vous pouvez recourir aux sources
d’information suivantes:
• disponible dans quelque 7 000 endroits au Canada et à
l’étranger, le Répertoire des renseignements personnels
vous aide à déterminer les renseignements que vous
cherchez et à présenter une demande de communication;
• le coordonnateur de la protection des renseignements
personnels de chaque ministère ou organisme peut vous
aider à décider si vous devez avoir recours à la loi et
vous assurer l’accès aux documents que vous désirez
obtenir;
• enfin, le Secrétariat du Conseil du Trésor peut aussi
vous renseigner sur la loi, vous en expliquer la mise en
application d’une façon générale et vous montrer
comment exercer vos droits conformément à la loi.
Vous trouverez l’adresse et le numéro de téléphone du
Secrétariat dans ce livret.

* Les renseignements personnels qui vous concernent ne pourront
être communiqués à quelqu’un d’autre que si vous y consentez ou
si cela est conforme à au moins un des critères d’exception
établis par la loi. Vous trouverez une liste de ces critères dans les
pages d’introduction au Répertoire des renseignements personnels.

Délai Le gouvernement fédéral doit répondre à votre
demande dans un délai de trente jours. Si la demande est
complexe ou concerne un grand nombre de documents, on
peut prolonger le délai, mais on doit vous en informer
dans les trente jours suivant la réception de votre demande.
Vous avez le droit de déposer une plainte auprès du
Commissaire à la protection de la vie privée si vous jugez
que l’on vous refuse injustement la communication de
certains documents ou que le délai est trop long.

Frais Tout renseignement qui relève de la Loi sur la
protection des renseignements personnels vous sera fourni
gratuitement.

Commissaire à la protection
de la vie privée
Le Commissaire à la protection de la vie privée a la
responsabilité de faire enquête sur les plaintes présentées
par le public concernant:
• le refus de la communication de renseignements
personnels;
• la collecte, l’utilisation, la divulgation et la disposition
des renseignements personnels;
• les fichiers de renseignements personnels non
consultables; et
• le Répertoire des renseignements personnels.

Renseignements supplémentaires
Pour de plus amples renseignements sur la Loi sur l’accès à
l’information et sur la Loi sur la protection des renseignements
personnels, veuillez communiquer avec la:

Division des communications
Conseil du Trésor du Canada
L’Esplanade Laurier, 9e étage
140, rue O’Connor, Tour est
Ottawa (Ontario)
K1A0R5
Téléphone: (613)957-2400