LES SYSTEMES DE CLASSEMENT
(Cf. Chap. 4:114-116, Archives du 20e siécle)

Le systéme de classement que l’on choisit
pour la classification des papiers et toute autre piéce
utilisée dans l’administration de l’organisme doit
répondre aux besoins de ce dernier, A sa nature, a
ses activités et A ses ressources physiques (personnel,
équipement, espace). Il doit @tre souple, aisément
accessible pour tous ceux qui sont susceptibles de
Lutiliser et surtout, le plus simple possible.

Classement par sujet
Les documents sont classés en fonction des sujets
traités. Les sujets  primaires comporteront 4A
Poccasion des subdivisions: sujets secondaires,
tertiaires, etc. Par exemple:
Sujet primaire: CAMP D’ETE BATOCHE
Sujet secondaire: Contrat Travel/Rail
Sujet tertiare: Atelier-poterie
Les références aux sujets dérivant du sujet principal
seront inscrites et cotées dans l’inventaire du systéme

de classement.

Classement par type d’activité ou de secteur de
travail

Les documents sont regroupés A partir de leur
présentation 4 la création et selon le but qu’ils
permettent d’atteindre. Si l’on prend l’exemple d’un
organisme subventionné par le gouvernement par
secteur d’activités, il serait alors plus facile d’utiliser
ce systéme afin de concilier les deux administrations.
Exemple: Activité financiére: Présentation du PETIT
PRINCE

Détail des postes: costumes, éclairage, salaires,

équipements, etc.

Le classement par fonction
Classement selon les emplois_ principaux de
Porganisme. Ce mode de classification est utilisé
surtout par les organismes qui ont _ plusieurs
programmes di’activités différentes. Un _ dossier
deviendra en fait un récapitulatif d’un programme
entier. Exemple:

CAMPAGNE AUTO-FINANCEMENT: Casino
Holliday Inn; Loterie et croisiére;
Souper-dansant Centre Culturel, etc.

BIBLIOTHEQUE: Inventaire; Feuilles d’achat;

Calendrier d’activités; etc.

L’Organisme et ses Documents

Classement par provenance
Se base sur l’origine du document, soit selon le nom
de la personne qui a créé le document ou le ministére
ou département qui l’a émis. Exemple:
FEDERATION DES FRANCO-COLOMBIENS:
Trait d’Union 1985-86; Procés-verbaux AGA 1985; Sessions
Formation employés, etc.

Inventaire du systéme de classement

Tout en mettant en application le systéme de
classification choisi, on doit en tenir compte. Chaque
entrée est enregistrée pour faciliter l’inventaire qui en
fera la synthése. L’inventaire comprendra le titre du
dossier, sa cote et sa localisation, c.a d. l’endroit ot le
dossier est rangé. Dans le cas ot l’on traite un
document qui est une subdivision d’un sujet principal,
on inscrit le sujet

Camp d’Eté Batoche, atelier 23.12 3e tiroir,

classeur du secrétariat.

On peut aussi faire des renvois. Exemple:
Personnel, gestion 1.2 Secrétariat

Rémunérations 5.8 Bureau de la direction
Ressources humaines (voir personnel)

Un classement sans  inventaire pour guider
Yutilisateur n’a absolument aucune raison d’étre.
Plus linventaire est complet, plus le repérage du
document est facile. Il ne faut donc pas hésiter a
faire autant de renvois qu’il sera nécessaire. La cote
d’un document peut-étre établie en fonction d’un ordre
chronologique, des divisions de catégorie, etc. II est
préférable d’utiliser les chiffres numériques pour
Papplication de la cote. Les chiffres romains
prennent trop d’espace et les lettres de l’alphabet
restreignent les possibilités d’expansion, il n’y en a
que 26.

"Bref, il y a trois opérations du classement: la
premiére, consiste a établir le cadre du systéme selon les
rapports d’étude sur les besoins de l’organisme, sa nature,
etc. Opération strictement intellectuelle. La deuxiéme vise a
organiser la masse documentaire selon le cadre établi:
opération intellectuelle et matérielle et la  derniére,
strictement technique (et ingrate) consiste ad regrouper
physiquement les documents par dossiers, coter chaque
chemise et ranger les dossiers tout en ayant le souci d’une
bonne utilisation de lU’espace et finalement, rédiger
Vinventaire. Il est bon d’en garder deux ou trois copies en
ayant soin d’inscrire les rajouts, changements (annulation

(voir suite page 16)

Le Chronographe Hiver 1986-87