L’ORGANISME ET SES DOCUMENTS par Catou Lévesque Présidente, SHFC LES DOCUMENTS INSTITUTIONNELS Tout organisme génére une quantité de documents (correspondance, présentation de projets, rapports, états financiers, contrats, dossiers du personnel, etc.). Un certain pourcentage de cette masse documentaire, variant de 15 A 40%, est destiné 4 @tre conservé a des fins de recherches historiques. Les recherches peuvent 6tre entreprises par lorganisme lui-méme pour des études rétrospectives ou, si versés 4 une société historique, les documents peuvent @étre mis 4 la disposition du public. Quelque soit la décision que prendra Vorganisme quant a la conservation des dossiers inactifs, c.a d., leur conservation sur place ou dans un entrepét loué ou bien leur versement a une société d’archives, il faudra pour la bonne marche de sa gestion, que les dossiers utilisés et non utilisés soient classifiés selon un certain ordre. La raison d’étre d’un systéme ordonné de classification n’est pas seulement pour un usage immédiat mais également pour des consultations futures. Les systémes de classement décrits ci-aprés sont les principaux modes de classification développés au cours des 4ges grace surtout aux initiatives des chefs gouvernementaux. Leur évaluation et leur mise en application sont traitées en détail dans le livre de Carol COUTURE et Jean-Yves ROUSSEAU, tous deux archivistes chevronnés de 1l’Université de Montréal, intitulé Les archives au XXe siécie, une réponse aux besoins de l’administration et de la recherche, Université de Montréal, 1982. LA THEORIE DES "TROIS AGES" (Cf. Chap.8 pp.23-26 & 91-97, Archives du XXe siecle) Mais avant d’étudier les méthodes de classement d’un document, on doit connaitre son degré d’importance, la fréquence de sa consultation ainsi que sa place dans |l’ensemble de la masse documentaire. Nous parlons de_ son_ utilisation Le Chronographe Hiver 1986-87 maximale, d’un calendrier de conservation selon la théorie des trois Gges documents actifs, semi-actifs et inactifs. Actifs: les documents sont actifs lorsqu’ils sont utilisés sur une base quotidienne. Ils sont alors en dossier conservés dans les espaces administratifs. Durant sa vie active, la masse documentaire est compléte a 100%. En principe, il n’y a aucune élimination de documents 4 cette étape. Semi-actifs: un document devient semi-actif lorsqu’il ne sert plus a l’utilisation quotidienne, mais lorsqu’on doit encore s’y référer de temps 4 autre. Les dossiers sont rangés en ordre dans des tiroirs ou boites conservés a lintérieur de l’édifice. I] y a ici une élimination qui réduit la masse considérablement. Par exemple, des brochures publicitaires recues en vrac, des soumissions de projets qui ont été refusés catégoriquement, des piéces-comptables périmées, etc... sont ordinairement extraits des dossiers pour se rendre... A la poubelle ou au déchiqueteur de papier lorsqu’on peut s’en permettre le luxel... Inacfits: une piéce n’a plus aucune valeur d’utilisation aux fins exclusives de |’administration, est considérée inactive. Dans le cas des dossiers comptables, la loi exige une période de conservation de sept ans, aprés quoi, donc dans leur 4ge inactif, ils peuvent &tre acheminés aux archives ou encore une fois ..A la poubelle! Ce dernier choix, 4 mon avis, démontre une absence totale de jugement. Car lorsqu’on dispose d’un document d’une fagon permanente, on ignore complétement sa contribution historique, la qualité de sa valeur future; on ignore son réle de témoin de la vie d’une personne ou d’un organisme. Habituellement, c’est 4 cette phase que lon élimine le plus de paperasse. En fait, on évalue la masse de documents créés 4 la base, réduite 4 entre 5 et 10%.! Les-dossiers triés sont versés 4 une société historique ou au centre d’archives de Vorganisme. Archives au XXe siécle, op. cit., p.26 (diagramme)